Introducción a la Gestión de Proyectos PMI

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Lecciones

Introducción a la Gestión de Proyectos PMI

En este curso usaremos la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK 5ª edición) realizada por la mayor organización mundial de profesionales de la gestión de proyectos, el Project Management Institute. En ella se describe la evolución por la que atraviesa todo proyecto, se definen los conceptos fundamentales y se explican las tareas [...]

Qué es un Proyecto

¿Pero qué es un proyecto? Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos. Hay otras formas de producir un bien o servicio pero que no son proyectos [...]

Grupos de procesos de un Proyecto

Todos los proyectos pasan por unos estados característicos. Como hemos dicho tienen un principio y un fin temporal, así que ya tenemos los dos primeros, INICIO y  CIERRE. Lo que hacemos habitualmente cuando estamos trabajando en un proyecto, es decir, al grupo de procesos en el que realizamos las tareas propias para obtener el producto [...]

Inicio

Como todo proyecto tienen un inicio existen unas tareas o procesos de gestión que realizaremos las primeras. Son aquellas que realizamos para definir el nuevo proyecto y con el que obtenemos la autorización formal para comenzar. Se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Además se identifican las personas interesadas en [...]

Planificación

El grupo de procesos de Planificación está compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos. Debido a la naturaleza compleja de la dirección de proyectos a medida que se va recopilando y comprendiendo más información [...]

Ejecución

El grupo de procesos de Ejecución está compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, que redactamos en los procesos de planificación, a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Este grupo de procesos implica coordinar personas y recursos, gestionar las expectativas de los [...]

Cierre

Todo proyecto tiene un inicio y un final. Los procesos de cierre son aquellos realizados para finalizar todas las actividades para completar formalmente el proyecto. Es en éste momento cuando entregamos el bien o servicio producido al cliente, ya sea interno o externo. Esta entrega la formalizaremos dejando recogida la aceptación del cliente. Pero no [...]

Áreas de conocimientos

Las distintas tareas o procesos que debemos realizar para gestionar un proyecto los hemos agrupados inicialmente en Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y control y Cierre. También se pueden agrupar según el área de conocimientos al que pertenezcan. Por ejemplo hay tareas o procesos necesarios para planificar el presupuesto y otros para planificar el cronograma. Ambas [...]

Procesos

Si agrupamos todos los procesos de la gestión de proyectos en una tabla según pertenezcan a los cinco grupos de procesos y a las diez áreas de conocimiento obtenemos la siguiente matriz.     Vamos a ir explicando en los siguientes capítulos que es lo que debemos hacer en cada casilla de esta matriz viendo [...]

Iniciar la gestión de la Integración

El primer grupo de conocimientos es Integración. La gestión de la Integración del proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto. Los procesos se presentan diferenciados con interfaces definidas para poder identificarlos aunque en la práctica se superponen e interactúan [...]

Planificar la gestión de la Integración

En Planificación tenemos un proceso de Integración que es: Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto. En este proceso definimos, preparamos y coordinamos todos los planes secundarios y los incorporaremos en un plan integral para la dirección del proyecto. El beneficio clave de este proceso es un documento central que define la base para todo el [...]

Ejecutar la gestión de la Integración

Cuando hayamos terminado de realizar los planes que componen el Plan de Dirección del Proyecto pasaremos a la etapa de Ejecución donde tendremos que Dirigir y Gestionar los Trabajos. Dirigir y Gestionar el Trabajo del proyecto es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto [...]

Seguir y Controlar la gestión de la Integración

A la vez que ejecutamos hacemos un seguimiento y control a los trabajos para poder detectar las desviaciones a lo planificado. En Integración tenemos el proceso de Controlar el trabajo del proyectodonde damos seguimiento, revisamos e informamos del avance para cumplir con los objetivos de rendimiento definidos en el Plan de Dirección de Proyecto. El seguimiento [...]

Cerrar la gestión de la Integración

Una vez terminado los trabajos debemos Cerrar el Proyecto o la fase de una manera formal. También debemos cerrar el proyecto si es cancelado antes de su finalización. En este proceso verificamos que se ha realizado todo el trabajo planeado y que este trabajo, los entregables, han sido aceptados por el cliente. Se realiza la transferencia al [...]

Planificar la gestión del Alcance

La gestión del Alcance incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito. Gestionar el Alcance del proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. En el grupo de [...]

Seguir y Controlar la gestión del Alcance

Con el proceso Validar el Alcance formalizamos la aceptación de los entregables del proyecto que vayan completando. Aporta objetividad al proceso de aceptación y aumenta las posibilidades de que el producto o servicio final sea aceptado mediante la validación de cada entregable individual. Los entregables, verificados internamente por el proceso de control de calidad, se revisan con [...]

Planificar la gestión del Tiempo

La gestión del tiempo incluye los procesos requeridos para gestionar la terminación en plazo del proyecto. En Planificación realizaremos: Planificar la Gestión del Cronograma donde estableceremos las políticas, los procedimientos y la documentación para planificar, desarrollar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto. Definir las Actividades, proceso de identificar y documentar las acciones específicas que se deben [...]

Seguir y Controlar la gestión del Tiempo

Cuando estamos ejecutando una labor fundamental que debemos realizar es controlar el tiempo del proyecto. Tenemos que saber en todo momento si vamos atrasados o adelantados con respecto a la planificación y cuál será la fecha prevista de finalización del proyecto. Para ello realizaremos el proceso Controlar el Cronograma. Es el proceso de seguimiento del estado [...]

Planificar la gestión del Coste

La gestión del coste del proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Para planificar el coste realizaremos los siguientes procesos: Planificar la Gestión del Coste. Es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y [...]

Seguir y Controlar la gestión del Coste

Para evitar desviaciones incontroladas del presupuesto realizaremos un seguimiento con el proceso Controlar los Costes. Actualizaremos los costes de proyecto y gestionaremos los posibles cambios. El beneficio clave de este proceso es que proporciona los medios para detectar desviaciones con respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas y minimizar el riesgo. Gran parte del esfuerzo [...]

Planificar la gestión de la Calidad

La gestión de la Calidad trabaja para asegurar que se alcancen y se validen los requisitos del proyecto. Se aborda la calidad tanto de la gestión del proyecto como la de sus entregables. Se persigue minimizar las desviaciones y proporcionar resultados que cumplan con los requisitos especificados. Este enfoque reconoce la importancia de: La satisfacción [...]

Seguir y Controlar la gestión de la Calidad

En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar la Calidad donde verificamos que cada entregable cumpla con las especificaciones y si no se cumple identificamos las causas para poder realizar acciones correctivas. Podemos usar las 7 herramientas básicas de la calidad y también realizaremos muestreos estadísticos e inspecciones. Una vez realizado el control de calidad a [...]

Planificar la gestión de los Recursos Humanos

La gestión de los Recursos Humanos incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen al equipo del proyecto. El equipo del proyecto son todas las personas que intervienen directamente en el proyecto. El equipo de dirección de proyecto  es un subgrupo del anterior y es responsable de las actividades de dirección y liderazgo, es el [...]

Ejecutar la gestión de los Recursos Humanos

Durante la etapa de ejecución tendremos tres procesos de gestión de los recursos humanos. Adquirir el equipo de Proyecto. Es el proceso de confirmar la disponibilidad de recursos humanos y obtener el equipo necesario para completar las actividades del proyecto. El beneficio clave de este proceso consiste en describir y guiar la selección del equipo y [...]

Planificar la gestión de las Comunicaciones

La gestión de las Comunicaciones incluye los procesos requeridos para asegurar que la información sea oportuna y adecuada. Los directores de proyecto emplean la mayor parte de su tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto internos como externos. En Planificación debemos Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Es el proceso [...]

Ejecutar la gestión de las Comunicaciones

En Ejecución tendremos que Gestionar las Comunicaciones. Es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones. El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de comunicaciones eficaz y eficiente entre los interesados del [...]

Seguir y Controlar la gestión de las Comunicaciones

En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar las Comunicaciones. Es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados. El beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento, un [...]

Planificar la gestión de los Riesgos

La gestión de los Riesgos del proyecto incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión de riesgos, así como la identificación, análisis planificación de respuesta y control de los riesgos de un proyecto. Los objetivos de la gestión de los riesgos consisten en aumentar la probabilidad y el impacto de los [...]

Seguir y Controlar la gestión de los Riesgos

En Seguimiento y Control debemos de Controlar los Riesgos. Es el proceso de implementar los planes de respuesta a los riesgos, monitorear los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos. El objetivo clave de este proceso es que se optimiza de manera continua [...]

Planificar la gestión de las Adquisiciones

La gestión de las Adquisiciones incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto. Los procesos de gestión de las Adquisiciones, desde planificar las adquisiciones hasta cerrar las adquisiciones, se realizan por cada una de los elementos que se va a adquirir. [...]

Ejecutar la gestión de las Adquisiciones

En Ejecución deberemos Realizar las Adquisiciones. Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato. El beneficio clave de este proceso es que permite alinear las expectativas de los interesados internos y externos a través de acuerdos establecidos. A lo largo de este proceso el equipo recibirá ofertas y propuestas, y [...]

Seguir y Controlar la gestión de las Adquisiciones

En Seguimiento y Control realizaremos el proceso de Controlar las Adquisiciones. Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato según corresponda. El beneficio clave de este proceso es que garantiza que el rendimiento tanto del vendedor como del comprador satisface los requisitos [...]

Cerrar la gestión de las Adquisiciones

En cierre deberemos de Cerrar las Adquisiciones. Es el proceso de finalizar cada adquisición. El beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la documentación relacionada para futura referencia. El proceso también implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros para reflejar los resultados finales y archivar dicha información para su [...]

Iniciar la gestión de los Interesados

La Gestión de los Interesados incluye los procesos necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto para poder desarrollar estrategias adecuadas a fin de lograr su participación eficaz en el proyecto. Al comienzo del proyecto, justo después de realizarse el Acta de Constitución del Proyecto, [...]

Planificar la gestión de los Interesados

En Planificación realizaremos el proceso Planificar la Gestión de los Interesados. Es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto. El [...]

Ejecutar la gestión de los Interesados

En Ejecución realizamos el proceso de Gestionar la participación de los Interesados. Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades y expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participación adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de [...]

Seguir y Controlar la gestión de los Interesados

En Seguimiento y Control realizaremos el proceso Controlar la participación de los Interesados. Es el proceso de monitorear las relaciones generales de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados. El beneficio clave de este proceso es que se mantendrá o incrementará la eficiencia y la eficacia de [...]

Seguimiento y Control

Si solo ejecutásemos no nos daríamos cuenta si nos estamos desviando de nuestros objetivos o incluso si estamos cometiendo errores, por eso, a la vez que ejecutamos debemos controlar el trabajo realizado. El grupo de procesos de Seguimiento y Control está compuesto por aquellos procesos requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el [...]