Conceptos Básicos de la Dirección de Proyectos

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Lecciones

Introducción

Desde hace más de 50 años la dirección de proyectos se ha empezado a consolidar como una disciplina estructurada, con principios, practicas, procesos, estructuras, metodologías, etc., que hacen de ella un elemento definitorio a la hora de realizar proyectos. Es decir, las probabilidades de tener éxito en nuestro proyecto son mayores si se utilizan los principios [...]

Motivos de Fracaso en los Proyectos

Se dice que si se planifican bien las cosas y si se ejecutan tal cual se planificaron, el proyecto saldrá como se espera. La realidad es que eso ocurre muy rara vez. Usualmente los proyectos tienen en su gran mayoría retrasos, sobrecostos, incumplimiento de especificaciones, entregas incompletas, retrabajos, etc. Entonces, si se planifica con tanto detalle [...]

Factores de Exito en los Proyectos

Por otro lado, hay factores que facilitan la realización de los proyectos y coadyuvan a lograr su éxito.     El tener el apoyo de la alta dirección, especialmente del patrocinador y de quien maneje los recursos organizacionales evita frustraciones al momento de requerir los recursos necesarios para el buen desempeño del proyecto. Si el equipo de proyecto, y el [...]

Causas de Éxito de los Proyectos

En el mismo reporte CHAOS anteriormente citado se muestran varias de las causas del éxito en los proyectos, y son generalmente resultado del impacto de los factores de éxito en proyectos vistos anteriormente, junto con una buena disposición y ejecución por parte del equipo de proyecto, así como la aplicación de prácticas y metodologías adecuadas de dirección de [...]

¿Qué es un proyecto?

En su definición más general, un proyecto: “Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”. A esto hay que añadir que un proyecto se elabora gradualmente, es decir conforme avanza el proyecto se saben más detalles del mismo y se pueden determinar con más detalle las actividades a [...]

Prácticas y Metodologías de la Dirección de Proyectos

Las prácticas y metodologías de la Dirección de Proyectos han sido estructuradas por varias organizaciones profesionales desde mediados del siglo pasado. Muchas de estas organizaciones son actuales y vigentes, y tienen la intención de difundir la cultura de la Dirección de Proyectos en el mundo a modo de fomentar el desarrollo humano sustentable. El Project Management Institute o PMI, que es el organismo más [...]

¿Por qué se Genera un Proyecto?

Los proyectos se generan usualmente como respuesta a una necesidad. Esa necesidad es de cambio, sea para crecimiento organizacional o para adecuarse a un lineamiento o legislación vigente.   También se pueden generar para mostrar los compromisos organizacionales hacia el ambiente que rodea a la organización: 1) Una necesidad organizacional. Usualmente un requerimiento interno, por ejemplo, una restructuración organizacional [...]

Resultados de un Proyecto

Los proyectos se generan para obtener beneficios para la organización.     Un proyecto puede crear: Un bien tangible, que puede ser un producto final, un componente de otro producto o la mejora de un producto. Una mejora en las líneas de productos o servicios existentes. Otros bienes tangibles pueden ser: estructuras, prototipos, planos, diseños, nuevos productos, personal más capacitado, instalaciones, documentos, conclusiones, eventos, [...]

La Planificación Estratégica y los Proyectos

Los proyectos son utilizados como medios para lograr los objetivos del plan estratégico de la organización. En general se consideran parte de un ciclo: de la misión y la visión surgen los planes estratégicos para lograr que éstas se cumplan. De los planes estratégicos surgen los objetivos estratégicos como medidas cualitativas de cómo hacer que la misión y visión se lleven a cabo. De los objetivos estratégicos surgen [...]

Ciclo de Vida de un Producto

Considerando la definición: «El ciclo de vida del producto es el proceso cronológico que transcurre desde el lanzamiento del producto al mercado hasta su desaparición». Definamos ahora las fases del ciclo de vida del producto: Etapa 1. Introducción o desarrollo de mercado: En esta etapa se tiene la primera entrada de un producto nuevo al mercado, pero que es [...]

Ciclo de Vida de un Proyecto

Conjunto de fases (generalmente secuenciales y algunas veces sobrepuestas) que conectan a un proyecto desde el inicio hasta el final. Debemos considerar que las fases del ciclo de vida de un proyecto son únicas para ese proyecto, algunos tendrán fases parecidas (por ejemplo, en proyectos del mismo tipo de industria, misma organización y mismo modelo de dirección), sin embargo, si no en [...]

Comparativo del Ciclo de Vida de un Producto y de un Proyecto

No debemos confundir el ciclo de vida del proyecto con el ciclo de vida del producto. En la parte superior de la imagen se muestra el ciclo de vida del producto, un producto de consumo. Como ya vimos este esquema puede aplicarse casi a cualquier producto o servicio. Sin embargo, la parte interesante respecto de los proyectos necesarios para lograr llevar [...]

Fases de un Proyecto

Se derivan de un proceso generalmente secuencial designado bajo el control propio del proyecto donde se generará cierto producto, servicio o resultado. Esta es una estrategia que facilita el desarrollo, planificación, ejecución, control y cierre del proyecto, ya que en cada fase se asignan tipos de tareas específicas para ello. Por otro lado, indica la [...]

Interrelaciones de las Fases de un Proyecto

Uno de los factores claves en un proyecto es el manejo del tiempo, y una de las formas de hacerlo es manejando las fases del proyecto. La estrategia más usual es tener fases secuenciales, es decir, la siguiente fase no empieza hasta que la actual termina y entrega sus resultados. Otra estrategia es usar fases solapadas, es decir, la sucesora [...]

Impacto de los Cambios y Niveles de Riesgo en el Ciclo de Vida de un Proyecto

Los cambios en los proyectos son algo que todo Director de Proyecto debe considerar siempre van a ocurrir. Ciertamente es deseable con una magnífica planificación que no ocurrieran, pero muchos de ellos dependen de factores externos que ni el equipo de proyecto, ni el patrocinador, ni el cliente, ni ningún otro interesado controlan. De ahí que, aunque [...]

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

Es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas para administrar, gestionar y dirigir los proyectos en forma eficiente y efectiva. Permite atar los resultados de los proyectos a las metas y a la estrategia organizacional. Usualmente se basa sea en metodologías, como ITIL, PRINCE2 o en prácticas de Dirección de Proyectos como aquellas conjuntadas [...]

El Equipo de Proyecto

El equipo de proyecto involucra a todas aquellas personas que dirigen, administran, y ejecutan un proyecto. En general podemos considerar al director del proyecto, muchas veces denominado gerente de proyecto o “Project Manager”; al equipo de proyecto, que sería por un lado todo el personal que va a efectuar la parte operativa o técnica del proyecto en la [...]

El Director del Proyecto

También denominado Gerente o Líder de Proyecto, es la cabeza visible del proyecto hacia el interior del mismo y es la persona que a final de cuentas es el responsable de que el proyecto se ejecute lo más posible apegado al plan de proyecto, y de dar al final del mismo los entregables y beneficios prometidos y especificados [...]

Los Miembros del Equipo de Proyecto

El equipo de proyecto lo componen todas aquellas personas que participarán directamente en el desarrollo del proyecto, es decir quienes estarán involucrados en sus etapas de inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre del proyecto. El responsable del equipo de proyecto es el Director, Gerente o Líder de Proyecto. El Patrocinador puede ser parte del equipo de proyecto, pero su [...]

El Patrocinador

El Patrocinador del proyecto es la persona u organización (quien obviamente nombra a un representante) que es la responsable hacia el exterior del proyecto de su realización y ejecución exitosa. Es también quien proveerá los recursos requeridos o en su caso gestionará su obtención (usualmente recursos financieros, pero en un rol más activo también ve por la obtención de los recursos materiales, [...]

Los Interesados del Proyecto

Los interesados del proyecto son todas aquellas personas u organizaciones que pueden afectar o ser afectadas por el proyecto. Por poner un ejemplo, el área de compras en una organización grande no se vería afectada por que se realicen las compras o no de los insumos requeridos para un proyecto en especial, pero el proyecto mismo sí lo [...]

Influencia de la Organización en el Proyecto

Todo proyecto es realizado dentro de algún tipo de estructura organizacional, sea ésta laxa e informal o muy estructurada y totalmente formal. Esto implica que el desarrollo de un proyecto va a estar afectado por el medio organizacional en el cual se desarrolla, y por tanto el proyecto debe en buena manera adaptarse a la forma [...]

Cultura y Comunicaciones de la Organización

Un factor de gran importancia dentro de la cultura organizacional es entender cómo funciona y por tanto cómo puede ejecutarse el proyecto dentro de ella tomando ventajas que emanan de ella misma. Dentro de la cultura organizacional hay que entender que por un lado no es “una sola” cultura, ya que dependiendo del tamaño de la organización puede haber [...]

Estructuras de la Organización

Todo proyecto a realizarse dentro de la organización por un equipo debe contar con una estructura para que dicho equipo realice el trabajo, y esa estructura estará en función de la misma organización, su cultura y el enfoque hacia resultados que tenga la directiva. Otro factor de importancia es la forma en la que haya operado el [...]

Organización Funcional

Las organizaciones funcionales son estructuras usualmente verticales, es decir, la toma de decisiones se hace de arriba hacia abajo, desde un directivo a un obrero. Desde la revolución industrial ha sido la forma más socorrida de operación de las empresas, especialmente aquellas que producen bienes en forma masiva, funcionando en forma piramidal, pocos directivos que toman las decisiones importantes, estratégicas, que pasan [...]

Organización Orientada a Proyectos

Este tipo de organización es el opuesto a la estructura funcional. Aquí la organización funciona con base en el desarrollo de proyectos (por ejemplo, una constructora que realiza casas para familias de alto nivel social). Cada proyecto es claramente diferente, y de cada proyecto se obtiene una ganancia, es decir, la organización se desarrolla y crece con base en la [...]

Organización Matricial Débil

Las organizaciones matriciales buscan encontrar estructuras ad hoc al tipo de organización en la que se va a desarrollar el proyecto. Aún en una organización funcional, se puede determinar que para algunos proyectos, por su tipo de industria y/o por su propia distribución interna del personal, no es conveniente establecer netamente una organización funcional para proyectos. Esto [...]

Organización Matricial Fuerte

Cuando una organización tiene varias de sus áreas operativas estructuradas en forma funcional, pero donde la cultura de proyectos está muy desarrollada y a la Alta Dirección le queda claro que la forma de crecer de la organización es con base en proyectos, esta estructura funciona en forma eficiente. Además, permite la incorporación del recurso [...]

Organización Matricial Balanceada

La estructura matricial balanceada o equilibrada implica un proceso de negociación entre el Director de Proyecto y su Patrocinador con las áreas funcionales, donde se deber buscar un equilibrio entre la parte operativa y el desarrollo de proyectos. Usualmente muchas de las decisiones definitivas las toma (o ratifica) la Alta Dirección. Durante el desarrollo del proyecto, el Director debe [...]

Relación Estructura Organizacional – Características del Proyecto

Si bien es cuestión de experiencia, juicio de expertos, análisis de lecciones aprendidas y consultas con la Alta Dirección, existen algunos lineamientos basados en juicios empíricos que pueden apoyar la decisión sobre qué estructura sería la más conveniente en función de la estructura organizacional y las características del proyecto. Cabe recordar que también se deben considerar [...]

Activos de los Procesos de la Organización

Los Activos de los Procesos de la Organización, llamados APOs, o por sus siglas en inglés OPAs (Organizacional Process Assets), son uno de los insumos más socorridos para los procesos de Dirección de Proyectos. Dado que incluyen la información generada y recopilada tanto operativa como de proyectos que se aplica en los procesos organizacionales y que necesariamente tiene que [...]

Factores Ambientales de la Empresa

Los Factores Ambientales de la Empresa (FAE), o por sus siglas en inglés EEF (Enterprise Environmental Factors), son situaciones del medio ambiente organizacional que pueden afectar el desarrollo de un proyecto. También, junto con los APOs son uno de los insumos más socorridos como entrada a los procesos de Dirección de Proyectos. Dado que en general son situaciones [...]